O que é Escritório Virtual ou Virtual Office?

Você sabe o que é Escritório Virtual? Vamos te contar tudo sobre essa modalidade que está se tornando cada vez mais popular!

Não é fácil iniciar um negócio próprio! Além de todo o empenho em montar a estratégia e estruturar a operação, o empreendedor ainda tem que se preocupar com uma série de burocracias. O Escritório Virtual surgiu para ajudar nesse processo.

Mas afinal, o que engloba este tipo de solução?

O Escritório Virtual, também chamado de Virtual Office é normalmente oferecido por coworkings e é composto por um conjunto de serviços, que estão inclusos no pacote ou não, dependendo do coworking que você escolhe. Vamos explicar melhor cada um destes serviços:

Endereço Fiscal

Na abertura de um CNPJ é obrigatório informar o endereço onde a empresa estará localizada. Muitos empreendedores iniciam seus negócios de casa, trabalhando sozinhos ou com times remotos utilizando home office. Por não terem uma estrutura física destinada exclusivamente para a empresa, estes empreeendedores acabam utilizando seu próprio endereço residencial para abrir a empresa.

A prática de utilizar o endereço de casa para a empresa não é recomendada por contadores. Além desta questão fiscal, outro problema é que a empresa pode perder credibilidade quando um cliente percebe que o endereço do CNPJ é residencial.

Considerando que alguns clientes podem desistir de fechar negócio quando percebem que o endereço fiscal está localizado na casa de um dos sócios, é importante considerar a opção escritório virtual para evitar perda de faturamento.

Endereço Comercial

Diferente do fiscal, o Endereço Comercial não inclui o uso no CNPJ, ou seja, quando adquire este plano em um coworking, a empresa pode utilizar o endereço do Coworking em seu site, cartão de visitas e redes sociais.

É uma solução inteligente para que o negócio tenha uma cara mais corporativa e com baixo custo. A operação pode continuar no home office mas o endereço comercial fica em uma região bem localizada e corporativa.

Como o serviço de Endereço Comercial muitas vezes não inclui o uso presencial do espaço, o valor do plano costuma ser bem atrativo.

Gestão de Correspondência

Quando a empresa utiliza apenas o endereço fiscal ou comercial neste espaço corporativo e não faz uso físico do espaço, é importante contratar a Gestão de Correspondência.

Toda vez que alguma correspondência chegar para a empresa, o responsável é notificado e pode retirar em prazo combinado com o espaço de coworking. É importante que este serviço seja prestado de forma ágil para evitar que uma correspondência fique parada por muito tempo.

Descontos no Espaço Físico

Muitos coworkings oferecem descontos para clientes de Escritório Virtual no uso pontual do espaço físico. Os sócios e funcionários da empresa podem ter um valor exclusivo na diária (Day Use) ou desconto no uso de Salas de Reunião para quando houver necessidade.

Essa é uma vantagem muito bacana porque muitas vezes é preciso receber um cliente ou se reunir com o time. Ter um ambiente corporativo a disposição pode fazer a diferença na gestão do dia a dia.

Atendimento Telefônico

Em alguns casos é possível contar o serviço de Atendimento Telefônico, ou seja, uma recepcionista irá atender as ligações com o nome da empresa e transferir a ligação para o responsável, ou até mesmo anotar recado.

Resumindo:

O Virtual Office é uma maneira inteligente de ter uma cara mais corporativa, atrair mais clientes e manter os custos fixos baixos.

Contratar um Escritório Virtual é uma forma de evitar o alto investimento que um espaço físico exige e ainda assim ter a empresa em um endereço privilegiado.

Com certeza os clientes tem muito mais confiança em adquirir produtos e serviços de empresas que apresentam uma estrutura mais corporativa. Contratar o Virtual Office pode aumentar o faturamento dos novos negócios!

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