Técnicas para aumentar a Produtividade

Produtividade

O mundo nos cobra produtividade, a empresa (seja nossa ou não) nos cobra produtividade, nós mesmos nos cobramos produtividade.

Gretchen Rubin, autora dos best-sellers The Happiness Project The Four Tendencies descreve bem essa sensação de auto cobrança e do entendimento sobre o que é Produtividade: “Eu sempre tive a sensação desconfortável de que se eu não estivesse sentada de frente para o computador e digitando, eu estava desperdiçando meu tempo — mas eu me obriguei a ampliar minha visão do que é ser ‘produtiva’. O tempo gasto com minha família e amigos nunca foi desperdiçado.”

Você já se sentiu assim? Você sabe o que é produtividade?

Produtividade

A produtividade não tem nada a ver com horas trabalhadas, nem com fazer mais coisas e sim com como aproveitar seu tempo da melhor forma possível. É preciso tomar cuidado para não deixar de ter tempo para uma atividade de lazer, um projeto pessoal, amigos e família.

Um estudo da Stanford University, mostra que uma pessoa que trabalha 55 horas por semana produz o mesmo que uma que trabalha 70 horas. É isso mesmo que você leu! 20 horas a mais de trabalho nem sempre geram mais resultado. Esse estudo comprova que produtividade não está relacionada apenas a tempo, mas também com atenção e energia empregadas nas suas atividades, ou seja, para ser produtivo, além de fazer gestão do seu tempo, você precisa também estar engajado e presente com a mente plena. Se você quiser saber um pouco mais sobre Atenção Plena, veja este artigo: Como aplicar Mindfulness no trabalho em 5 passos

Para ser produtivo, é necessário mais do que o gerenciamento do tempo; também é necessária a gestão de energia e atenção. Ser produtivo é ter a quantidade certa de tempo, atenção e energia. — Chris Bailey

O objetivo deste artigo é apresentar técnicas que podem ajudar você a realizar suas tarefas e ainda ter mais tempo. Você pode se adaptar melhor a algumas técnicas e não gostar de outras, por isso é válido testar todas e analisar qual funciona melhor para você. Também é possível incluir mais de uma técnica na sua rotina.

Vamos lá:

1. Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma metodologia que ajuda a priorizar as tarefas. Utilizando a matriz, você não corre o risco de se afundar na avalanche de tarefas que aparecem no seu dia e deixar de fazer as que são mais importantes.

Dwight Eisenhower foi presidente dos Estados Unidos e desenvolveu esta técnica que ajuda muito na produtividade. Segundo Eisenhower, “o que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”.

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Como usar?
Conforme as demandas aparecerem, separe-as nestes 4 quadrantes de acordo com o grau de importância e urgência:

Importante e Urgente -> Esta você deve priorizar, FAÇA AGORA

Importante e Não Urgente ->  AGENDE para um outro momento

Não Importante e Urgente ->  DELEGUE para terceiros

Não Importante e Não Urgente ->  DELETE, se não é urgente nem importante, não se preocupe com esta tarefa.

2. Getting Things Done (GTD)

Esta técnica foi criada por David Allen, que escreveu o livro Getting Things Done ou A Arte de Fazer Acontecer (em português). O GTD possui 5 passos para fazer as coisas acontecerem. Vou resumir estes passos abaixo, e se você quiser saber mais sobre esta metodologia de produtividade, não deixe de ler este artigo: Método GTD: o que é e como começar a usar

  • Capturar: tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável.
  • Esclarecer: este é o momento em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que demanda ação ou não.
  • Organizar: é importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
  • Refletir: este é o momento de revisão de todo o nosso sistema para não perder nada de vista, atualizar as informações e obter perspectiva.
  • Engajar: é executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle.

Nesse TED Talk você acompanha David Allen falando um pouco mais sobre o Getting Things Done

3. Pomodoro

Nossa mente não consegue ficar plenamente focada em uma atividade por mais de alguns minutos. Alguns intervalos de descanso podem ajudar a relaxar nosso cérebro e deixá-lo mais preparado para a próxima atividade.

Com base nesse funcionamento da nossa mente, foi criada a técnica Pomodoro. É bem simples: a cada bloco de 25 minutos realizando tarefas, você descansa 5 minutos. Fazendo isso, o cérebro não se cansa e podemos manter um bom ritmo de produtividade por longos períodos. Além disso ficamos focados na atividade porque sabemos que em alguns minutos teremos uma pausa para relaxar, olhar o celular, tomar um café e etc.

Se você quiser testar, indico o Tomato Timer para ajudar a controlar estes intervalos.

4. Regra de 3

Essa também é bem simples mas ajuda demais no dia a dia! Você pode utilizar para tarefas de curto prazo, como o dia ou semana, ou para objetivos de longo prazo, como mês e ano.

Vamos usar tarefas do dia como exemplo: no início do seu dia, escreva quais são as 3 coisas mais importantes que você precisa finalizar e comece por elas, desta forma, ao concluir estas 3 principais, você se sentirá vitorioso e mais motivado para fazer as outras tarefas.

5. Kanban

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O kanban organiza as atividades de forma visual, o que ajuda a acompanhar tarefas. Você precisa dividir suas atividades em colunas e o mais indicado é que estas colunas sejam: itens que devem ser feitos, itens nos quais você está trabalhando no momento e itens finalizados, mas você pode usar colunas diferentes que funcionem melhor para seus projetos.

Para deixar o kanban sempre visível, você pode utilizar post-its ou gerenciadores de tarefa como por exemplo o Trello e o Asana.

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